Ulkoasu on yksi erittäin tärkeä osa tapahtumaa. Sillä voidaan tavoittaa sekä houkutella paikalle halutut vieraat. Olipa kyseessä pieni tai suuri tapahtuma, niin onnistuneella ilmeellä saadaan visualisoitua tapahtuman henki, luotua halutunlaista tunnelmaa sekä herätettyä mielenkiintoa.
Raikua toteutti loppuvuodesta ensimmäistä kertaa järjestettävän PikkujouluCircuksen visuaalisen ilmeen ennakkomateriaaleihin ja tapahtumapaikalle. Tapahtuman järjestäjän, Jyväskylän Messujen, tavoitteena oli tarjota ennen kokematonta pikkujoulufiilistä ja saada kävijöille huikea circuselämys – ja me halusimme tietysti auttaa siinä.
Kun luottamus sekä avoimuus meidän ja asiakkaan välillä on kunnossa, päästään yleensä nopeasti asian ytimeen. Tarvitaan kohderyhmän, asiakkaan, tapahtumapaikan sekä materiaalien tuntemusta, että voidaan rakentaa erilaisia elementtejä ja saada aikaan asiakkaan haluamaa viestiä tapahtumalle.
Jyväskylän Messuilla oli selkeä tavoite tehdä ainutlaatuinen ja ennennäkemätön pikkujoulutapahtuma Jyväskylässä. Vision ollessa selvä ja graafisen pohjan ollessa valmiina, oli hyvä aloittaa erilaisten elementtien miettiminen. Keskusteluilla saatiin aikaan hulluja ideoita, osa hyvinkin toteuttamiskelpoisia.
Kuten tämänkin tapahtuman kohdalla, meille on tärkeää olla mukana jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tapahtuman suunnittelua. Kaikille osapuolille muodostuu tällöin näkemys siitä, millaisesta tapahtumasta on kyse, mitä halutaan saavuttaa ja millä kaikilla tavoin se voidaan toteuttaa. PikkujouluCircuksen tuottajat olivat lähteneet tapahtumaan rohkealla ja luottavaisella asenteella ja se antoi myös meille toteuttajana mahdollisuuksia ideoida ja tuottaa uudenlaista.
Tapahtumailmeeseen liittyy paljon erilaisia huomioitavia asioita. Kävijäkokemukseen vaikuttavat yksityiskohdatkin, vaikkapa se, että miten helposti löydät tapahtumapaikalta vessan. Onneksi suurkuva on maailma, jossa ei opastuksessakaan tarvitse tinkiä ilmeestä.
Syksyn aikana rakensimme yhdessä asiakkaan kanssa tapahtuman ulkoasua. Ensin ennakkomateriaaleilla kuten mm. autoteippauksilla ja flyereilla. Ja kun H-hetki koitti joulukuun alussa, näkyi PikkujouluCircus jo ulkona kaukaa juhlijoille. Opasteet ohjasivat juhlijoita oikeille oville, seinäkangas valoineen ei jäänyt keltään huomioimatta, tapahtuman liput liehuivat ja tunnelma oli heti korkealla. Sisällä tapahtumapaikassa ilme jatkui heti sisälle tultaessa lipunmyyntitiskeistä kulkuväylän kaariin, baaritiskeistä Tirehtöörin VIP-alueeseen ja jättimäisistä kohokirjaimista menukortteihin.
Pikkujoulukansa viihtyi tapahtumassa, jossa loistavan musiikin, ruoan ja esiintyjien lisäksi oli luotu tunnelma myös ulkoasultaan siihen mihin haluttiinkin – elämykselliseen circusiltamaan. Järjestäjä Jyväskylän Messut oli positiivisesti yllättyneitä ja tyytyväisiä ensimmäisen vuoden kävijämäärään, erityisesti siihen, että kaikki ruokailupaikat tapahtumaan olivat loppuunmyyty.
Kumppanuus on myös erinomainen tilaisuus olla näkyvillä tapahtumissa. Raikua näkyi PikkujouluCircuksessa kuvausseinissä ja Tirehtöörin VIP:in pöytäkolmioissa sekä kaulanauhoissa. Näkyvyydellä halusimme tavoittaa Tirehtööri-alueen vieraat. Tässä onnistuttiin erittäin hyvin, koska näkyvyyksien kautta saavutetuista kontakteista on jo muodostunut ensimmäisiä asiakkuuksia.
PikkujouluCircus on onnistuneesti vietetty ja kävimme asiakkaan kanssa läpi jälkikäteen tapahtumaa; missä onnistuimme, mitä otetaan huomioon enemmän seuraavan kerran ja tarvitseeko jotain muuttaa seuraavalla kerralla, että loisimme vieläkin onnellisempia ilmeitä. Tapahtumassa, kuten kaikissa prosesseissa, on hyvä muistaa, että yhdessä luodut mittarit, kriittiset pisteet ja onnistumiset käydään läpi myös kumppaneiden kanssa – se on kaiken kehittymisen avain. PikkujouluCircus saa jatkoa, nähdäänhän siellä seuraavallakin kerralla!
Kati
Kirjoittaja on Raikuan myyjä, jolle PikkujouluCircus oli todella mielenkiintoinen projekti tapahtumamarkkinoinnin parissa ja lisäksi hän sai kokea tuon huikean circustunnelman myös paikan päällä!